Документы, административное управление и архив

free check for plagiarism

Решение обеспечивает автоматизированное управление административными процессами и задачами при управлении проектами, включая процессы подготовки и согласования документов и материалов, с формированием архивов.

Решение формирует общее информационное пространство с регламентированным доступом к информационным ресурсам через единый Портал для всех участников процесса.

Решение может быть интегрировано с

    • открытыми геоинформационными ресурсами, для отображения объектов на карте и работы с пространственными данными
    • специализированными программными продуктами и оборудованиям фото-, видео- мониторинга
    • решениями для рецензирования документов и материалов, финансовыми системами, системами управления проектами и мобильными приложениями

Структура решения и функциональность модулей

Архивное хранение – централизованное, защищенное хранение административных документов, проектной и рабочей документации, чертежей, сканированных копий, ассоциированных файлов с поддержкой регламентов по процессам размещения и получения материалов из архива

  1. Библиотека документов – упорядоченное хранение и контролируемый доступ к проектной, рабочей документации и иным документам, включая документы административного управления. Обеспечивает:
    • Надежное структурированное хранение сложных документов и проектных материалов различных форматов с версиями и дополнительной маркировкой по категориям для быстрого поиска
    • Формирование информационной карточки документа с выделением атрибутов и технико-экономических показателей по соответствующим проектам и/или объектам управления
    • Загрузку и использование материалов, в том числе в удаленном режиме
    • Формирование галереи образов для просмотра и/или защищенной печати;
    • Подготовка архивов и комплектов документов для массового скачивания проектных материалов
    • Отображение истории движения документов и материалов
  1. Процессы размещения, запроса и выдачи экземпляров документов и документации или доступа к ним в электронном виде

Реестр проектов или объектов управления для обеспечения доступа к документационным материалам по ним с поддержкой сложной структурной модели, взаимосвязи проектов и объектов управления, включая земельные участки и объекты капитального строительства. Обеспечивает формирование паспортов и реестров с конфигурированием основной информации в паспорте:

    • Основные характеристики проекта или объекта управления
    • Участники проектов (в том числе из сторонних организаций) и их роли – информационные карточки и ссылки на них
    • Документы и материалы, связанные с проектом или объектом управления – ссылки на документы и материалы в проектной библиотеке

Документооборот и административные процессы управления

  1. Учет и контроль хода оформления документов
    • Процессы подготовки и согласования документов
    • Контроль состояния подготовки документов с отображением в паспорте объекта
    • Рассылка извещений о событиях (при появлении задачи, наступлении срока исполнения и другое) в Рабочий кабинет и/или на почту
  1. Рабочий кабинет обеспечивает упорядоченность, контролируемость и управляемость задачами по процессам:
    • Группировка – документы, поручения, процессы, задачи
    • Календарь задач и мероприятий по планам и графикам, по процессам и задачам, по совещаниям и поручениям
  1. Административный документооборот
    • Служебные документы, нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы, например – письма, служебные записки, распоряжения, приказы, стандарты и регламенты
    • Совещания – планируемые совещания, уведомления, повестки, материалы к совещанию, протоколы
    • Поручения и контроль их исполнения
  1. План мероприятий и задачи подразделений организации
    • План и календарь мероприятий с ответственными исполнителями и показателями исполнения
    • Задачи сотрудников и контроль их исполнения
    • Извещения о сроках подготовки отчетов по мероприятиям

Дополнительные модули

  1. Аналитика с использованием специализированных панелей (разработка под заказ) – кабинет руководителя
  2. Портал для организации совместной работы с внешними агентами – инвесторами, контролирующими органами и подрядчиками
  3. Мобильный доступ к данным и документам (по установленному набору)
  4. Рецензирование документов (интеграция)

buy custom college essays